Política de Tratamiento de Datos Personales de Phanteus

Esta política cumple la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 (que recoge el Decreto 1377 de 2013). Explica cómo trata Phanteus los datos personales en sus servicios para empresas (Trebial Web, Trebial Commerce, Trebial POS), en Cuenta Phanteus y en sus relaciones comerciales.

En resumen: usamos tus datos solo para prestarte el servicio, mantenerlo seguro, facturar y cumplir la ley. No los vendemos ni los usamos para publicidad de terceros. Puedes consultarlos, corregirlos o pedir que los borremos, escribiendo a soporte.phanteus@gmail.com. Si eres cliente de una tienda o de un sitio hecho con Phanteus, el responsable de tus datos es esa empresa: Phanteus solo le presta la tecnología.

1. Responsable del tratamiento

2. A qué datos se aplica, y cuándo Phanteus no es el responsable

Esta política cubre los datos que Phanteus trata como Responsable: los de sus clientes y las personas de contacto de esas empresas, los usuarios de Cuenta Phanteus, los interesados que nos escriben, los proveedores y los visitantes de este sitio.

Cuando Phanteus no es el responsable: en los sitios, las tiendas y los puntos de venta de nuestros clientes se recogen datos de sus clientes y contactos, como pedidos, formularios o compradores del punto de venta. Allí el Responsable es la empresa cliente, que decide para qué se usan esos datos. Phanteus actúa como su Encargado: los trata por cuenta de ella, según sus instrucciones y el Acuerdo de Encargo de Datos. Si eres comprador o contacto de una de esas empresas, dirige tus solicitudes a ella; si nos escribes, se las haremos llegar.

3. Definiciones

• Dato personal: información que identifica a una persona o permite identificarla.
• Titular: la persona a quien se refieren los datos.
• Tratamiento: cualquier operación con los datos: recogerlos, guardarlos, usarlos, transmitirlos o borrarlos.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
• Encargado: quien trata los datos por cuenta del Responsable.
• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
• Transferencia: el envío de datos a otro Responsable.
• Transmisión: la comunicación de datos a un Encargado para que los trate por cuenta del Responsable.

4. Principios

Tratamos los datos con legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, como manda el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. Recogemos solo los datos necesarios para cada finalidad.

5. Qué datos tratamos y para qué

No tratamos datos sensibles (salud, origen étnico, orientación política o religiosa, biometría y similares) en nuestras relaciones con los titulares. No dirigimos nuestros servicios a menores de 18 años: las cuentas son para adultos que actúan en nombre de una empresa.

6. Autorización

• Pedimos tu autorización antes o en el momento de recoger tus datos, por medios que permitan probarla después: aceptación electrónica, casilla de aceptación, correo o una conducta que la demuestre de forma inequívoca.
• Cuenta Phanteus: la empresa cliente nos indica qué personas de su equipo pueden entrar. Al registrarlas, declara que les informó de esta política y que cuenta con su autorización. Al entrar por primera vez, cada persona acepta esta política.
• No se necesita autorización en los casos que señala el artículo 10 de la Ley 1581: requerimientos de autoridad, datos de naturaleza pública, urgencias médicas o sanitarias, fines históricos, estadísticos o científicos, y datos del Registro Civil.

7. Tus derechos

Según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, tienes derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
2. Pedir prueba de la autorización que nos diste.
3. Saber cómo hemos usado tus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), después de haber hecho tu consulta o reclamo ante nosotros.
5. Revocar la autorización y pedir que borremos tus datos, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos.
6. Acceder gratis a tus datos.

8. Cómo ejercer tus derechos

Canal: escribe a soporte.phanteus@gmail.com con el asunto «Datos personales». Lo atiende directamente el equipo de Phanteus. Para proteger tus datos, podemos pedirte que confirmes tu identidad antes de responder.

Consultas (qué datos tuyos tenemos y cómo los usamos):

• Respondemos en máximo diez (10) días hábiles desde que la recibimos.
• Si no alcanzamos, te explicamos por qué y respondemos a más tardar cinco (5) días hábiles después de ese plazo.

Reclamos (corregir, actualizar o borrar, o cuando creas que incumplimos la ley). Indica:

• tu nombre y documento;
• la descripción de los hechos;
• tu dirección o correo de respuesta;
• los documentos que quieras hacer valer.

Así los tramitamos:

• Si al reclamo le falta algo, te pedimos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes. Si pasan dos (2) meses sin que lo completes, entendemos que desististe.
• En máximo dos (2) días hábiles marcamos tus datos con la leyenda «reclamo en trámite».
• Respondemos en máximo quince (15) días hábiles. Si no alcanzamos, te explicamos por qué y respondemos a más tardar ocho (8) días hábiles después.

9. Con quién compartimos datos

No vendemos datos personales. Los compartimos solo con:

• Proveedores que nos ayudan a prestar el servicio, que actúan como encargados, bajo contrato y solo para esa finalidad:

  Proveedor	Para qué	Dónde están sus servidores
  Supabase (sobre Amazon Web Services)	Bases de datos y autenticación de Cuenta Phanteus y de los servicios	Estados Unidos
  Vercel	Alojamiento de los sitios y de Cuenta Phanteus	Estados Unidos y red global
  Resend	Envío de correos automáticos (códigos de acceso y avisos)	Brasil y Estados Unidos
  Google (Gmail)	Correo de soporte	Estados Unidos y otros
  GitHub	Código fuente de la plataforma (no guarda datos de clientes)	Estados Unidos

• Pasarelas de pago, solo en las tiendas de nuestros clientes. La pasarela (por ejemplo, Wompi) trata los datos de pago bajo su propia política y como responsable propio. Phanteus no ve ni guarda los números de tarjeta.

• Autoridades, cuando una norma o una orden lo exija.

• Asesores contables y jurídicos, con deber de reserva.

Transferencias y transmisiones internacionales. Algunos de estos proveedores guardan datos en Estados Unidos y en otros países. La SIC incluyó a Estados Unidos en su lista de países con un nivel adecuado de protección (Circular Única, Título V, según las Circulares Externas 005 y 008 de 2017). Con cada encargado tenemos condiciones contractuales que lo obligan a proteger los datos, como exige el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

10. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables, entre ellas:

• conexiones cifradas (HTTPS);
• acceso por roles, con reglas en la propia base de datos para que cada persona vea solo lo suyo;
• secretos cifrados;
• códigos de acceso de un solo uso, sin contraseñas que robar;
• registros de auditoría y respaldos de nuestros proveedores.

Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente que afecte tus datos, lo informaremos a la SIC y a las personas afectadas, como manda la ley.

11. Cuánto tiempo guardamos los datos

12. Almacenamiento en tu navegador

• phanteus.com no usa cookies.
• Cuenta Phanteus guarda en tu navegador la sesión de la cuenta (almacenamiento local) para que no tengas que escribir un código en cada visita. Es estrictamente necesaria para el servicio y no se usa para publicidad ni para seguimiento. Se borra al pulsar «Salir».

13. Cambios a esta política

Si cambiamos esta política de forma importante, por ejemplo en las finalidades o en los proveedores, lo informaremos antes de aplicar el cambio, por correo o en Cuenta Phanteus. La versión y la fecha de la última actualización aparecen al inicio de este documento.

14. Vigencia

Esta política rige desde el 29 de octubre de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras Phanteus preste sus servicios y durante los plazos de conservación de la sección 11.