Este acuerdo es el contrato de transmisión de datos personales del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015, celebrado entre el Cliente, como Responsable, y Phanteus, como Encargado. Hace parte de los Términos y Condiciones y de cada orden de servicio, y se acepta junto con ellos.
En resumen: los datos de tus clientes son tuyos y tú decides para qué se usan. Phanteus los guarda y los procesa solo para que tu sitio, tu tienda o tu punto de venta funcionen, con seguridad y en reserva. Tú debes tener tu política de datos, pedir las autorizaciones y atender las solicitudes de tus clientes. Nosotros te ayudamos con la parte técnica.
1. Objeto y alcance
Phanteus trata, por cuenta del Cliente, los datos personales que el Cliente o sus usuarios finales ingresan en el servicio. Por ejemplo:
| Servicio | Titulares | Datos típicos |
|---|---|---|
| Trebial Web | Personas que escriben por los formularios del sitio | Nombre, correo, teléfono, mensaje |
| Trebial Commerce | Compradores de la tienda | Nombre, celular, correo, documento (opcional), dirección de entrega, pedidos, método y estado del pago |
| Trebial POS | Clientes y empleados del punto de venta | Nombre, documento, contacto, compras, cartera, usuarios del sistema |
| Todos | Usuarios del panel del Cliente | Nombre, correo, rol y registros de actividad |
Duración: lo que dure el servicio, más el plazo de salida de los Términos (sección 18).
2. Instrucciones del Cliente
Phanteus trata los datos solo para prestar el servicio y según las instrucciones del Cliente. La configuración que el Cliente hace en la plataforma (por ejemplo, qué datos pide un formulario o qué métodos de pago acepta una tienda) es una de esas instrucciones. Si una instrucción nos parece contraria a la ley, lo avisaremos al Cliente y podremos no seguirla.
3. Obligaciones de Phanteus como Encargado
Conforme al artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, Phanteus se obliga a:
- No usar los datos para fines propios, no venderlos y no cederlos a terceros, salvo a los subencargados de la sección 5 o por orden de una autoridad.
- Proteger los datos con medidas razonables:
- cifrado en tránsito;
- aislamiento de los datos de cada Cliente;
- control de acceso por roles con reglas en la base de datos;
- secretos cifrados, registros de auditoría y respaldos.
- Guardar reserva y exigirla a quienes, en su equipo, tengan acceso.
- Ayudar al Cliente a atender a los titulares: si una persona nos escribe para ejercer sus derechos sobre datos del Cliente, le trasladaremos la solicitud dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. También facilitaremos las herramientas para consultar, corregir, exportar o borrar los datos.
- Avisar los incidentes: si confirmamos un incidente de seguridad que afecte datos del Cliente, se lo informaremos sin demora injustificada y, a más tardar, dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes, con la información disponible y las medidas tomadas. Así el Cliente podrá cumplir sus deberes ante la SIC y los titulares.
- Registrar la leyenda «reclamo en trámite» y la información en discusión judicial cuando el Cliente lo indique.
- Devolver o borrar los datos al terminar el servicio, según el plazo de salida de los Términos, salvo lo que la ley obligue a conservar.
- Dar información razonable al Cliente para demostrar el cumplimiento de este acuerdo, por ejemplo respondiendo un cuestionario, con aviso previo y sin acceso a los datos de otros clientes.
4. Obligaciones del Cliente como Responsable
Conforme al artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, el Cliente se obliga a:
- Tener y publicar su propia Política de Tratamiento y, cuando corresponda, su aviso de privacidad, en su sitio o en su tienda.
- Obtener la autorización de los titulares cuando la ley la exija. Trebial Web ofrece una casilla de autorización en sus formularios y en el pedido, y el Cliente debe redactar el texto que la acompaña.
- Informar las finalidades y usar los datos solo para ellas.
- Atender las consultas y los reclamos de sus titulares en los plazos de ley.
- No cargar datos sensibles ni datos de menores de edad sin cumplir los requisitos especiales de la ley.
- Tener una base legal para cada uso que haga, incluido el envío de mensajes comerciales.
- Responder ante los titulares y las autoridades por las decisiones que tome sobre los datos.
5. Subencargados
El Cliente autoriza a Phanteus a apoyarse en los proveedores de la Política de Tratamiento de Datos (sección 9): infraestructura de bases de datos, alojamiento y envío de correos. Phanteus:
- les exige obligaciones de protección equivalentes a las de este acuerdo;
- avisará al Cliente antes de agregar o reemplazar un proveedor que trate sus datos, para que, si no está de acuerdo, pueda terminar el servicio.
La pasarela de pagos que contrate el Cliente (por ejemplo, Wompi) no es subencargada de Phanteus: tiene su propia relación con el Cliente y con el comprador.
6. Transmisiones internacionales
Los datos pueden guardarse en servidores ubicados en Estados Unidos y en otros países donde operan los subencargados. El Cliente autoriza esas transmisiones, que se hacen con las garantías contractuales del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.
7. Responsabilidad
- Cada parte responde por sus propias obligaciones.
- Phanteus no responde por el tratamiento que el Cliente decida, ni por la falta de autorizaciones o de política del Cliente.
- Los límites de responsabilidad y la indemnidad de los Términos y Condiciones (secciones 15 y 16) se aplican a este acuerdo.
8. Vigencia
Este acuerdo rige desde que el Cliente acepta los Términos y Condiciones y dura mientras Phanteus trate datos por su cuenta.