Términos y Condiciones de los servicios de Phanteus

Estos términos regulan la relación entre Phanteus y las empresas y personas que contratan sus servicios. Léelos con calma. Si algo no es claro, escríbenos antes de contratar.

En resumen: Phanteus te da la tecnología: el sitio web, la tienda, el punto de venta y la cuenta para entrar a todo. Tu negocio sigue siendo tuyo: tus productos, tus precios, tus ventas, tu contenido y la relación con tus clientes son tu responsabilidad. El dinero de tus ventas en línea llega directo a tu cuenta de la pasarela de pagos, nunca a Phanteus. Hacemos un esfuerzo serio para que todo funcione bien y sin interrupciones, pero dependemos de proveedores y de internet. Por eso nuestra responsabilidad tiene límites, que se explican en la sección 15.

1. Quiénes somos y a qué se aplican estos términos

Phanteus es la marca con la que opera GOMEZ S.A.S., sociedad colombiana identificada con NIT 902.058.719-9, con domicilio en Bogotá D.C. Dirección: Kr 24 # 22B-36, Los Mártires, Bogotá D.C. Teléfonos: 323 581 0259 y 310 461 3857. Correo: soporte.phanteus@gmail.com.

Estos términos se aplican a los servicios que Phanteus presta a empresas y profesionales:

Trebial Web: sitios web empresariales administrables, en la oferta compartida (en la plataforma de Phanteus) o en la oferta «sitio a tu nombre» (en cuentas del Cliente).
Trebial Commerce: la tienda en línea que funciona sobre Trebial Web: catálogo, carrito, pedidos, cupones y pagos en línea con la cuenta de pasarela del Cliente.
Trebial POS: el punto de venta en la nube y sus módulos.
Cuenta Phanteus: la cuenta única con la que las personas de cada Cliente entran a los productos que su empresa contrató.
Los servicios relacionados que se acuerden: diseño, configuración, carga inicial, capacitación y soporte.

Las apps para el público (como Mapira) tienen sus propios términos en el centro legal.

Orden de prioridad. Si hay contradicción, manda primero la propuesta u orden de servicio que el Cliente aceptó (precio, alcance, plazos y condiciones particulares), después estos términos y, por último, sus anexos: la Política de Tratamiento de Datos, el Acuerdo de Encargo de Datos y la Política de Uso Aceptable.

2. Definiciones

Cliente: la empresa o persona que contrata un servicio de Phanteus para su actividad económica.
Usuarios: las personas que el Cliente autoriza para usar el servicio, como su equipo, administradores y vendedores.
Compradores o usuarios finales: los clientes del Cliente, que visitan su sitio, le escriben o le compran.
Servicio: lo que el Cliente contrató, tal como se describe en su orden de servicio.
Plataforma: el software, la infraestructura, los diseños base y las plantillas con los que Phanteus presta el servicio.
Contenido del Cliente: todo lo que el Cliente o sus Usuarios cargan o publican: textos, imágenes, marcas, productos, precios, datos y configuración.
Orden de servicio: la propuesta, cotización o pedido que el Cliente acepta por escrito o por medios electrónicos.

3. Qué hace Phanteus y qué no

Phanteus es un proveedor de tecnología: presta software como servicio y servicios digitales relacionados.

No vende los productos ni los servicios del Cliente y no es parte de los contratos entre el Cliente y sus Compradores.
No es un marketplace ni un intermediario de ventas. Cada sitio y cada tienda son del Cliente: llevan su marca, su dominio y su información de contacto, y él los opera.
No recibe, no custodia y no transfiere el dinero de las ventas del Cliente (ver la sección 10).

El Cliente contrata para su actividad empresarial o profesional. Por eso esta es una relación entre comerciantes o profesionales, sin perjuicio de las normas imperativas que la ley aplique en cada caso.

4. Contratación

El servicio se contrata con una orden de servicio que indica lo que incluye, el precio, la forma de pago, los plazos y la duración.
La aceptación por correo electrónico, mensaje, formulario, casilla de aceptación o pago tiene la misma validez que una firma (Ley 527 de 1999).
Quien acepta declara que tiene facultades para obligar al Cliente y que la información que entrega es verdadera y está al día.
Phanteus puede no aceptar una orden, por ejemplo cuando la actividad del Cliente va contra la Política de Uso Aceptable.

5. Cuentas y acceso

Cada persona entra con su Cuenta Phanteus, con un código de un solo uso que llega a su correo. El código es personal: no se comparte.
El Cliente decide a quién da acceso y con qué rol, y responde por lo que hacen sus Usuarios en el servicio. Debe quitar el acceso a quien ya no trabaje con él.
El Cliente debe avisarnos de inmediato si sospecha un acceso indebido. Para proteger el servicio, Phanteus puede bloquear temporalmente una cuenta comprometida.
Las cuentas son para personas mayores de edad que actúan en nombre del Cliente.

6. Precio, facturación y pagos

El precio, la periodicidad y la forma de pago son los de la orden de servicio. Según el plan, puede haber:
- un pago de implementación y un periodo de servicio que incluye alojamiento y mantenimiento mientras el servicio esté activo;
- una suscripción mensual, con la permanencia mínima indicada en la orden (por ejemplo, la tienda en línea).
Los precios se expresan en pesos colombianos. Los impuestos que correspondan se informan en la orden.
Mora: si un pago se retrasa, Phanteus avisa al Cliente por correo. Si a los quince (15) días calendario del aviso sigue pendiente, el servicio puede suspenderse hasta que se pague (sección 17). La suspensión no extingue la deuda.
Reembolsos: no se devuelven los periodos ya prestados ni el trabajo ya entregado, salvo cuando la ley lo exija o cuando el servicio no se haya prestado por causa de Phanteus.
Cambios de precio: se avisan con al menos treinta (30) días de anticipación y se aplican desde el siguiente periodo. Si el Cliente no está de acuerdo, puede terminar el servicio antes de que se apliquen.
Costos de terceros: el dominio, la pasarela de pagos y sus comisiones, los mensajes de texto, el correo propio y otros servicios externos corren por cuenta del Cliente, salvo que la orden diga otra cosa.

7. Alcance, cambios y soporte

Lo que incluye cada plan es lo que dice la orden de servicio, con los límites de uso razonable de cada plan (por ejemplo, número de referencias del catálogo, almacenamiento o usuarios). Lo que no aparece ahí es trabajo adicional y se cotiza aparte.
Soporte: por correo a soporte.phanteus@gmail.com, en días hábiles de Colombia, de lunes a viernes, de 8:00 a. m. a 6:00 p. m. Nuestro objetivo es una primera respuesta en un (1) día hábil. Si el servicio está caído por completo, el caso tiene prioridad. Estos tiempos son metas de servicio, no plazos garantizados.
Phanteus puede mejorar, cambiar o retirar funciones de la plataforma. Si un cambio quita una función esencial del plan del Cliente, lo avisaremos con anticipación razonable.

8. Disponibilidad, mantenimiento y respaldos

Hacemos un esfuerzo razonable para que el servicio esté disponible todo el tiempo. Nuestra meta es una disponibilidad mensual del 99 %, sin contar el mantenimiento programado ni las fallas de terceros. Esta meta no es una garantía y no da derecho a compensaciones, salvo que la orden de servicio diga otra cosa.
El mantenimiento programado se hace, en lo posible, en horarios de bajo uso y con aviso previo.
El servicio depende de proveedores y de internet: alojamiento, bases de datos, envío de correos, pasarelas de pago, servidores de nombres y registradores de dominio. Sus fallas están fuera de nuestro control (sección 15).
Los datos se respaldan con las herramientas de nuestros proveedores de infraestructura. Recomendamos al Cliente guardar su propia copia del contenido que considere crítico, como fotos, textos y listas de productos.

9. Lo que el Cliente se compromete a hacer

El Cliente es el único responsable de su negocio y de su Contenido. En particular, se compromete a:

Publicar contenido lícito, veraz y propio o con licencia, y tener los derechos sobre los textos, imágenes, marcas y obras que use.
Cumplir las normas de su actividad, entre ellas:
- Protección al consumidor (Ley 1480 de 2011 y Ley 2439 de 2024, en lo que le aplique): identificarse como proveedor, dar información veraz y suficiente, mostrar precios con impuestos y costos de envío, cumplir garantías, plazos de entrega, derecho de retracto, devoluciones y reversión del pago, y ofrecer canales de atención.
- Facturación electrónica y obligaciones tributarias de sus ventas.
- Publicidad, propiedad intelectual y permisos de su actividad.
Tratar como Responsable los datos personales de sus Compradores y Usuarios: tener su propia política de tratamiento, pedir las autorizaciones que se requieran y atender las consultas y reclamos de esas personas. Phanteus actúa como su Encargado, según el Acuerdo de Encargo de Datos.
Publicar solo testimonios, reseñas, cifras y certificaciones reales, con la autorización de quien los da.
Mantener al día precios, existencias, condiciones de venta y datos de contacto.
Respetar la Política de Uso Aceptable.

10. Tienda en línea y pagos (Trebial Commerce)

El Cliente es el vendedor. La compraventa se celebra entre el Cliente y su Comprador. Precios, envíos, entregas, garantías, cambios, devoluciones, retracto, peticiones, quejas y reclamos son responsabilidad del Cliente.
Pagos en línea: se cobran con la cuenta propia del Cliente en la pasarela de pagos (por ejemplo, Wompi) o con los medios que el Cliente configure, como transferencia o pago contra entrega. El dinero llega directo al Cliente. Phanteus nunca recibe ni custodia dinero de los Compradores.
La relación entre el Cliente y la pasarela (contrato, comisiones, retenciones, desembolsos, contracargos, reversiones y prevención de fraude) es solo entre ellos. Phanteus no responde por esa relación ni por los pagos rechazados, retenidos o revertidos.
Phanteus guarda las llaves secretas de la pasarela cifradas y las usa solo para operar la integración: crear el pago y confirmar su estado. El Cliente debe cambiarlas si sospecha que alguien más las conoce.
Los precios, el inventario y los cupones los define el Cliente. La plataforma calcula los totales con los datos que el Cliente configuró: un error en esa configuración es responsabilidad del Cliente.

11. Contenido del Cliente y propiedad intelectual

El Contenido del Cliente es suyo. Para prestar el servicio, el Cliente da a Phanteus permiso para alojarlo, copiarlo en respaldos, adaptarlo al formato de la plataforma y mostrarlo. Ese permiso dura lo que dure el servicio y el tiempo necesario para la exportación y el borrado (sección 18).
La Plataforma es de Phanteus: el código, los diseños base, las plantillas, los componentes y las marcas Phanteus y Trebial. El Cliente recibe un derecho de uso no exclusivo e intransferible mientras el servicio esté vigente. No puede copiarla, revenderla, descompilarla ni hacer ingeniería inversa.
En la oferta «sitio a tu nombre», lo que se entrega al Cliente y con qué derechos se define en la orden de servicio.
Las ideas o sugerencias que el Cliente nos comparta pueden usarse para mejorar la Plataforma, sin obligación de pago.

12. Retiro de contenido y reclamos de terceros

Phanteus puede ocultar o retirar Contenido del Cliente que sea manifiestamente ilícito, que viole la Política de Uso Aceptable o que una autoridad ordene retirar. Cuando sea posible, avisaremos antes al Cliente y le daremos oportunidad de corregirlo.
Quien crea que un sitio alojado con Phanteus vulnera sus derechos puede escribir a soporte.phanteus@gmail.com. Debe identificarse, indicar el enlace y explicar el motivo. Trasladaremos el aviso al Cliente, que es quien debe responder.

13. Datos personales

Los datos que Phanteus trata como Responsable (por ejemplo, los de las personas de contacto del Cliente y de los usuarios de Cuenta Phanteus) se rigen por la Política de Tratamiento de Datos.
Los datos que el Cliente o sus Compradores cargan en el servicio (pedidos, formularios, clientes del punto de venta) los trata Phanteus como Encargado, por cuenta del Cliente, según el Acuerdo de Encargo de Datos. Este acuerdo hace parte de estos términos.

14. Confidencialidad

Cada parte guarda en reserva la información no pública que reciba de la otra y la usa solo para lo acordado. Esta obligación sigue vigente dos (2) años después de terminar el servicio, y se mantiene sin límite para los datos personales y los secretos empresariales.

15. Límites de responsabilidad

Phanteus responde por los daños directos que cause por incumplir estos términos. El total de esa responsabilidad, sumando todos los reclamos, no supera lo que el Cliente haya pagado por el servicio afectado en los seis (6) meses anteriores al hecho. Si el servicio se pagó en un solo pago, no supera el valor de ese pago dentro de los doce (12) meses siguientes a él.
Phanteus no responde por:
- lucro cesante, pérdida de ventas, de clientes o de oportunidades, daño a la reputación ni daños indirectos o consecuenciales;
- el Contenido del Cliente, sus productos, sus precios, sus ventas ni su relación con sus Compradores;
- fallas, demoras o decisiones de terceros: proveedores de infraestructura, pasarelas de pago, bancos, registradores de dominio, proveedores de internet o servicios de correo;
- pérdidas causadas por el uso indebido de las cuentas del Cliente o por no seguir nuestras recomendaciones de seguridad;
- ataques informáticos de terceros que ocurran pese a medidas de seguridad razonables;
- fuerza mayor o caso fortuito (sección 20).
Nada de lo anterior limita la responsabilidad por dolo o culpa grave (artículo 1522 del Código Civil) ni la que la ley no permita limitar.

16. Indemnidad

El Cliente se obliga a mantener indemne a Phanteus: lo defenderá y le reembolsará los costos razonables, incluidos los honorarios de abogados, ante los reclamos, demandas, quejas o sanciones de Compradores, Usuarios, autoridades o terceros que se originen en:

el Contenido del Cliente;
sus productos y servicios, sus ventas y sus garantías;
el tratamiento que, como Responsable, haga de los datos personales;
su incumplimiento de estos términos o de la ley.

Phanteus avisará al Cliente del reclamo tan pronto lo conozca y colaborará razonablemente en la defensa.

17. Suspensión del servicio

Phanteus puede suspender todo o parte del servicio:

por mora, según la sección 6;
por un riesgo de seguridad para el Cliente, para otros clientes o para la Plataforma;
por un uso prohibido según la Política de Uso Aceptable;
por orden de una autoridad.

Salvo urgencia, avisaremos antes y explicaremos qué hay que corregir. El servicio se restablece cuando desaparece la causa.

18. Duración, terminación y salida

El servicio dura lo que indique la orden de servicio y se renueva de forma automática por periodos iguales, salvo aviso en contrario.
El Cliente puede terminar con treinta (30) días de aviso por correo. Debe pagar lo causado hasta esa fecha y, si la orden tenía una permanencia mínima, los meses que falten de ella.
Phanteus puede terminar en estos casos:
- por un incumplimiento grave del Cliente que no se corrija dentro de los quince (15) días siguientes al aviso;
- de inmediato, por un uso prohibido grave;
- con sesenta (60) días de aviso, si deja de prestar ese servicio.
Al terminar:
- el Cliente tiene treinta (30) días para pedir la exportación de su contenido y sus datos en los formatos que la plataforma permita;
- después se borran, salvo lo que la ley obligue a conservar y las copias de respaldo, que se eliminan en sus ciclos normales;
- el dominio, si es del Cliente, queda a su disposición.

19. Cambios a estos términos

Podemos actualizar estos términos. Los cambios importantes se avisan con al menos treinta (30) días de anticipación, por correo o en el panel. Los cambios que exija la ley se aplican desde que la ley lo disponga. Si el Cliente no está de acuerdo, puede terminar el servicio antes de que el cambio se aplique. Seguir usándolo después significa que lo acepta.

20. Fuerza mayor

Ninguna parte responde por incumplir sus obligaciones por hechos imprevisibles e irresistibles: desastres naturales, fallas generales de internet o de energía, ataques masivos, actos de autoridad, conflictos u otros de la misma naturaleza. La obligación se suspende mientras dure el hecho. Esto no excusa las obligaciones de pago ya causadas.

21. Proveedores y cesión

Phanteus presta el servicio con proveedores especializados, que se listan en la Política de Tratamiento de Datos, y responde por la elección de ellos frente al Cliente en los términos de este documento.
El Cliente no puede ceder el contrato sin autorización escrita de Phanteus. Phanteus puede cederlo a quien continúe el servicio, con aviso al Cliente.

22. Ley aplicable y solución de conflictos

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia.
Ante un desacuerdo, las partes buscarán primero un arreglo directo durante treinta (30) días desde que una de ellas lo plantee por escrito.
Si no hay acuerdo, podrán acudir a conciliación ante un centro de conciliación de Bogotá D.C. y, si no prospera, a los jueces de la República de Colombia.

Nada de esto impide a quien tenga la calidad de consumidor ejercer las acciones que la ley le da ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

23. Contacto y notificaciones

Phanteus: soporte.phanteus@gmail.com.
Al Cliente le escribiremos al correo registrado en su orden de servicio o en Cuenta Phanteus. El Cliente debe mantenerlo al día.

24. Otras disposiciones

Estos términos, la orden de servicio y sus anexos son todo el acuerdo entre las partes sobre el servicio.
Si una cláusula resulta inválida, las demás siguen vigentes.
No ejercer un derecho en un momento dado no significa renunciar a él.
La versión en español es el texto de referencia.